Funktioner

• Hanterar de vanligaste fil och biltyperna; Word, Excel, PDF, PowerPoint, text, Jpeg, PNG m.fl.
• Massuppladdning och massradering av dokument
• Skapa och strukturera egna kategorier och underkategorier
• Automatisk skapning av versioner och möjlighet att återställa tidigare versioner
• Förhandsgranskning i nytt fönster
• Redigera direkt i plattformen med samma funktioner som MS Office (OnlyOffice)
• Spara dokument i andra format (typ Word till PDF)
• Jobba i dokument samtidigt och se när någon är inne i ett dokument
• Ge dokument olika statusar (typ: Färdig, Väntande, kommande, Utkast)
• Skapa egen bevakningslista med en knapptryckning
• Skicka dokument via epost
• Skapa nedladdningslänkar till dokument
• Möjlighet att låsa dokument för redigering (kontots administratör kan låsa upp)
• Skriva och dela kommentarer och diskussions flöden till dokument
• Skicka dokument för granskning av dina kollegor och insamla synpunkter
• Generera dagordningar, kallelser, protokollmallar och informationsbrev med hjälp av AI.

• Visa dokument som lista eller trädstruktur
• Filtrera fram dokument efter kategori eller status
• Snabbsökning på dokumentnamn eller beskrivning
• Djupsök i dokumentens innehåll (även PDF: er)
• ”Tagga” dokument för bevakning

• Skapa grupper av användare (t.ex. trädgårdsgruppen) och tilldela dokument som bara gruppen har tillgång till
• Gruppmedlemmar kan kommunicera och kommentera internt.

• Sätt begränsningar och behörigheter till plattformen på individnivå (t.ex. skapa, redigera, radera dokument)
• Begränsa åtkomst av kategorier och underkategorier på individnivå
• Begränsa tillgång till dokument till styrelseroll (t.ex. ordförande eller revisor) eller för en grupp

• Inbyggd funktion för datum påminnelser både till dig själv eller valda kollegor
• Bestäm på användarnivå om ni vill få notiser och mail när någon skrivit en kommentar eller skapat en vy version av ett dokument
• Maila alla, eller valda styrelsekollegor, direkt från systemet

• Möjlighet för administratören att ladda ner hela dokumentarkivet inklusive filstruktur som ZIP-fil
• Dagliga säkerhetsbackupper av hela plattformen

1. Lagring inom EU/EES

Databas och autentisering: Lagras hos Supabase i region EU (Frankfurt/Stockholm) all persondata och dokumentmetadata stannar inom EU. Filer (PDF, Word m.m.): Lagras i Cloudflare R2 med EU-jurisdiktion (EEA-bunden lagring).

E-postutskick: Skickas via EU-baserad leverantör (Resend EU).
Inga personuppgifter förs över till tredje land utanför EU/EES.

2. Kryptering

Vid överföring: All trafik krypteras med TLS 1.2/1.3 (HTTPS), gäller både plattformen, API:er och filnedladdningar.

Vid lagring (at rest):
Databasen krypteras med AES-256.
Filer i R2 krypteras automatiskt med AES-256.
Lösenord lagras hashade med bcrypt (aldrig i klartext).

3. Backup och återställning

Automatisk daglig backup av hela databasen (Point-in-Time Recovery upp till 7 dagar).

Filbackup: R2 har inbyggd redundans över flera datacenter.

Återställning: Vid behov kan vi återställa hela föreningens data till valfri tidpunkt inom retention-perioden.

Versionshistorik per dokument: Varje uppladdning skapar en ny version, gamla versioner finns alltid kvar och kan återställas direkt i plattformen.
Möjlighet för kontots administratör att när som helst ladda ner en backupfil med katalogstruktur samt dokument (senaste versionerna)

4. Loggning av ändringar och åtkomst

Aktivitetslogg (activity_log): Varje uppladdning, ändring, borttagning, kommentar och nedladdning loggas med användare, tidsstämpel och dokument-ID.

Versionshistorik: Visar vem som laddat upp varje version och när.

Inloggningar: Loggas av autentiseringssystemet.
Administratörer kan se hela aktivitetsloggen för sin förening; superadmin ser alla föreningar.

Max två enheter per konto: För att skydda ditt konto kan du vara inloggad på max 2 enheter samtidigt (t.ex. dator + mobil). Om någon obehörig kommer åt dina inloggningsuppgifter kan du enkelt slänga ut dem genom att logga in på en ny enhet.

5. Incidenthanteringsrutiner

Övervakning: 24/7 övervakning av infrastrukturen via Supabase och Cloudflare.

Anmälan enligt GDPR: Vid personuppgiftsincident anmäls händelsen till IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) inom 72 timmar enligt GDPR Art. 33.
Berörda informeras utan onödigt dröjsmål om incidenten innebär hög risk (Art. 34).

Åtgärdsplan: Incidenten utreds, åtgärdas och dokumenteras. Rotsaksanalys genomförs för att förhindra upprepning.

Sammanfattning

Arkiv1 är byggt för svenska bostadsrättsföreningar och liknande organisationer med höga krav på dataskydd. All data lagras inom EU, krypteras både vid överföring och lagring, säkerhetskopieras dagligen, loggas på dokument- och användarnivå, och vi följer GDPR:s incidentrutiner inklusive 72-timmarsanmälan till IMY.

• Överskådlig startsida med statistik, diagram och snabblänkar till dina mest använda dokument
• Inbyggd supportbot
• Loggning av användning och vem som gjort vad (kan ses av kontots administratör)
• Hela plattformen är mobilanpassad
• Inloggning via Mobilt BankID (under utveckling)